Teamleiter Empfang und Rezeption (m/w/d)

Der Empfang ist das Herz jeder Praxis – hier beginnt Vertrauen. Wir gestalten die Rezeption als Gewohnheitssystem für Exzellenz, in dem Routine und Haltung, Struktur und Herzlichkeit zusammenwirken. Unser Ziel: Erstklassiger Service, effiziente Abläufe und ein Arbeitsumfeld, auf das wir stolz sind.

In der Kollwitzstraße arbeiten drei Praxen unter einem Dach: Kinderzahnmedizin, Erwachsenenzahnmedizin und Kieferorthopädie. Jede dieser Bereiche hat eine eigene Rezeption, dazu kommt eine zentrale Telefonzentrale – insgesamt ein lebendiges Team von rund 12 Mitarbeitenden, das täglich für mehr als 25 Behandlungszimmer arbeitet.

Du bist das organisatorische Herzstück der Praxis und führst ein Team, das an drei Rezeptionen sowie in der Telefonzentrale arbeitet. Du sorgst dafür, dass die Abläufe laufen, die Stimmung stimmt und Patient:innen eine Atmosphäre erleben, in der sie sich willkommen fühlen.

Du berichtest direkt an die Praxismanagerin und arbeitest eng mit allen drei Fachbereichen, den Behandler:innen und dem PM-Team zusammen.

Führung & Teamsteuerung

• Fachliche und organisatorische Leitung eines Teams von ca. 12 Mitarbeitenden

• Regelmäßige Teamgespräche, Feedbackrunden und Onboardings

• Einsatz-, Urlaubs- und Schichtplanung für drei Rezeptionen + Telefonzentrale

• Ansprechpartner:in bei Konflikten, Fragen oder schwierigen Situationen

• Entwicklung der Teammitglieder

Servicequalität & Kommunikation

• Sicherstellung eines einheitlichen, hochwertigen Serviceerlebnisses in allen drei Fachbereichen

• Qualitätskontrolle und Weiterentwicklung der Standards für Empfang, Telefon, E-Mail & digitale Kommunikation

• Eskalationsmanagement bei Beschwerden oder kritischen Situationen

• Zusammenarbeit mit PM & Marketing zur Verbesserung der Patientenzufriedenheit (NPS, Feedback)

Organisation & Prozesse

• Steuerung und Optimierung der Abläufe an allen drei Empfangsbereichen

• Organisation der zentralen Telefonzentrale (Erreichbarkeit, Prioritäten, Rückrufe)

• Sicherstellung vollständiger Dokumentation in Solutio Charly

• Abstimmung zwischen Behandler:innen, Assistenz, Abrechnung, PM und Telefonzentrale

Digitale Tools & Prozessmanagement

• Sicherer Umgang mit Solutio Charly (Terminbuch, Dokumentation, Patientendaten)

• Nutzung & Weiterentwicklung digitaler Systeme wie Dr. Flex, Nelly und KIM

• Unterstützung bei der Einführung neuer Tools oder digitaler Prozesse

Struktur & Kennzahlen

• Analyse der wichtigsten KPIs (Telefonquote, No-Show-Rate, Wartezeiten, Feedbackwerte)

• Ableitung von Maßnahmen zur Prozessoptimierung

• Monatliche Review-Gespräche mit der Praxismanagerin

• Vorbereitung und Begleitung von Audits

Fachlich

• Ausbildung in der Zahnmedizin (ZFA) oder relevante Berufserfahrung am Empfang

• Erfahrung in der Führung oder stellvertretenden Leitung eines Teams

• Sicherer Umgang mit Praxissoftware, idealerweise Solutio Charly

• Kenntnisse in Terminmanagement, Patientenkommunikation und Prozesslenkung

• Strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise

Persönlich

• Begeisternde Führungspersönlichkeit mit Herz & Klarheit

• Kommunikationsstark, wertschätzend und konfliktfest

• Freude an Organisation, Planung und strukturierter Weiterentwicklung

• Hohe Serviceorientierung und Spaß daran, Menschen zu begleiten

• Belastbar in turbulenten Momenten, freundlich in allen Situationen

• Eine zentrale Führungsrolle in einer großen, modernen Mehrbehandlerpraxis

• Raum für eigene Ideen und Initiativen

• Internationales Team auf Augenhöhe: Wir kommunizieren respektvoll und offen miteinander

• Wir investieren in Deine Zukunft: Kostenübernahme bei Fort- und Weiterbildungen und interne Trainings

• Abwechslung statt Routine: Du hast die Möglichkeit, verschiedene Bereiche wie Materialbestellung, QM oder Social Media für TikTok und Instagram aktiv mitzugestalten

• Work-Life-Balance statt Dauerstress: Minutengenaue digitale Zeiterfassung, klare Praxisorganisation, strukturierte Arbeitsabläufe und keine Dienste am Wochenende

• 28 Urlaubstage, Heiligabend und Silvester arbeitsfrei

• Digitale Praxis: Tablet-Anamnese und Online-Terminbuchungen gehören bei uns schon lange zum Standard

• Weitere Benefits: Mitarbeiter-Rabattportal, Geburtstagsgutscheine, Teamevents, Intranet als App und mehr